Паспортизация

Паспортизация архивов организаций — источников комплектования РГАНТД является плановым мероприятием, проходящим раз в 3 года. Организации — источники комплектования других государственных архивов — ежегодно.

На основании части 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства...».

В соответствии с п. 3.12. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации.

Форма паспорта открытой и закрытой документации, порядок заполнения и представления в соответствующий государственный и муниципальный архив определена Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11.

Паспортизация преследует следующие основные цели:

  1. Централизованный учет документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, то есть документов, являющихся государственной собственностью.
  2. Достоверное и полное описание состава и количества архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования.
  3. Улучшение взаимодействия государственного архива с организацией-источником комплектования по оказанию методической и практической помощи в работе с документами (в соответствии с абзацем 8 п. 38.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных Росархивом от 02.03.2020 № 24).

Ниже представлен список нормативно-методических документов и бланков паспортов, предназначенных для ознакомления и заполнения, обучающее видео:

Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11.

Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию.

Бланк паспорта открытой/закрытой документации

Обучающее видео «Паспортизация архива организации-источника комплектования РГАНТД»