Паспортизация архивов организаций — источников комплектования РГАНТД проводится 1 раз в 3 года.
На основании части 1 статьи 19 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством (Росархивом).
Цели паспортизации:
— централизованный учет документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации и являющихся государственной собственностью.
— достоверное и полное описание состава и количества архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования РГАНТД;
— повышение эффективности взаимодействия РГАНТД с организациями-источниками комплектования в части оказания методической и практической помощи в работе с архивными документами.
Форма паспорта открытой и закрытой документации, порядок заполнения и представления в РГАНТД определена Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11 (Приложение 4б).
Составление паспорта архива организации на открытую и закрытую документацию проводится на основании:
- пункта 54 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных Приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
- пункта 115 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77.
Список нормативно-методических материалов для ознакомления и использования:
Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы России от
Рекомендации по
Бланк паспорта открытой/закрытой документации
Обучающее видео «Паспортизация архива организации-источника комплектования РГАНТД»